Gestión de proyectos

Uno de los aspectos más importantes que deben de ser tomados en cuenta cuando se va a iniciar cualquier tipo de proyecto es el saber y entender de forma correcta las fases que esto implica y para ello, no existe nada mejor que una buena gestión de proyectos. En la actualidad, se puede afirmar que todas las empresas que existen aplican la gestión de proyectos sin importar el tamaño o la actividad que realice la empresa.

Temas relacionados

Gestión de riesgos, gestión del conocimiento, gestión ambiental, gestión de la calidad

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es un conjunto de diferentes metodologías utilizadas con el objetivo de poder planificar y de guiar los procesos que forman parte de un proyecto determinado para lograr así culminar y alcanzar todos los objetivos planteados del mismo.

En qué consiste la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es un conjunto de diferentes perspectivas que se fundamentan en la teoría y en la práctica y que son aplicadas con el objetivo de poder administrar adecuadamente una empresa, para diseñar y guiar los esfuerzos que se realizan en un determinado lugar de principio a fin. Es un tipo de enfoque metodológico orientado a la correcta estimación, administración y cumplimientos de todos los objetivos generales y específicos que hayan sido creados y para que éstos sean medibles, alcanzables y realistas.

Es un método por el cual se puede gestionar de manera adecuada el inicio de las operaciones, la evolución de los proyectos que han sido establecidos, para administrar adecuadamente la empresa y para poder resolver de forma más efectiva aquellos posibles problemas que puedan llegar a presentarse durante el proceso de creación facilitando al mismo tiempo las tareas de los empleados para poder finalizar el proyecto.

Historia

De acuerdo con los expertos, la gestión de proyectos inicia su historia a inicios del siglo XX, momento en el cual los primeros métodos de gestión surgieron. La creación del Diagrama de Gantt en el año 1977 fue uno de estos métodos importantes, así como la metodología de PERT y el CPM que surgieron a mediados de los años 50. Fue en los años 50´s que las empresas iniciar a aplicar de forma sistemática las herramientas de la gestión.

En el año 1969 surge en los Estados Unidos el Instituto de Control de Proyectos, una organización sin fines de lucro que tenía como objetivo el poder ayudar en la administración y a partir de ese momento, el movimiento fue creciendo y desarrollándose a nivel mundial.

Fases

Las fases que deben estar presentes en una buena gestión de proyectos son las siguientes:

• Análisis de la viabilidad: esta es la primera fase y se hace con el objetivo de poder investigar las posibilidades que tiene un determinado proyecto tomando en cuenta el tiempo, los recursos con los que se cuenta y el coste. También se analizan los posibles riegos que puedan darse en la ejecución del mismo así como los alcances que se pretenden obtener.
• Planificación detallada: se basa en estudiar y detallar todas las tareas que deberán de realizarse así como los recursos con los que se cuenta para evitar repercusiones negativas y para poder establecer todas las tareas con precisión. En esta etapa se debe realizar una revisión sobre el alcance del proyecto, los costes, los recursos y se debe además definir muy bien el plan del mismo.
• Ejecución: es en esta etapa que se aplica el Know how, un grupo de técnicas por medio de las cuales se puede mejorar la administración de los recursos y los procesos. En la actualidad se utilizan softwares de gestión de proyectos que facilitan esta fase de forma considerable. En este momento es cuando se debe de establecer adecuadamente el entorno de trabajo, asignar las diferentes tareas que han sido previamente planificadas, se deben de ejecutar las tareas planeadas y gestionar los cambios en caso de ser necesario.
• Seguimiento y control del trabajo: esta es una de las etapas de mayor importancia en la gestión de proyectos pues es en ella donde se debe de comprobar si la planificación se está realmente cumpliendo y si las expectativas de calidad pueden ser superadas con el objetivo de poder dar respuesta de forma rápida y eficiente a los posibles problemas que puedan surgir.
• Cierre del proyecto: en ella se realiza una evaluación y se verifica que todo esté como debe estar antes de cerrar el proyecto. Este es un tipo de análisis que hace posible tomar mejores decisiones en el futuro.

Metodologías

En cuanto a las diferentes metodologías que pueden ser usadas para lograr llevar a cabo una adecuada gestión de proyectos encontramos categorías diferentes, algunas de ellas se mencionan a continuación:

• Metodología secuencial tradicional: son una serie de etapas que se hacen de forma ordenada permitiendo la comprobación de un adecuado desarrollo y asegurando que cada una de las fases del proyecto sea cumplida.
• PMI / PMBOK: son un conjunto de pautas que se utilizan para poder seguir los proyectos en forma ordenada y han sido establecidas por el Instituto de Gestión de Proyectos.
• Agile: en ella se analiza a los trabajadores, sus interacciones con las herramientas y con los procesos. Es un software muy funcional que se basa en la documentación general en el cual se puede analizar la capacidad de responder y la colaboración del cliente.
• Waterfall: un enfoque más tradicional que se usa principalmente en el campo de la construcción y la manufactura. Se encarga de desglosar el proyecto en diferentes secuencias y cada inicio de fase dependerá de la culminación de la fase previa.
• Prince 2: su significado es Proyectos en Ambientes Controlados y para muchos es una de las mejores metodologías gracias a su flexibilidad. Con este tipo de metodología es posible definir claramente las entradas y las justificaciones para cada tipo de proyecto.
• PERT: esta técnica de evaluación y revisión de proyectos toma en cuenta los tiempos necesarios para la finalización de las tareas en la empresa y esto resulta ser un factor de mucha importancia en la gestión de los proyectos pues hace posible que se establezca un presupuesto verdadero.

Sistemas de gestión de proyectos

Los siguientes son sistemas de gestión de proyectos:

• Facilitador de la organización.
• Planificación de los proyectos.
• Control e información de la gestión de los proyectos.
• Técnicas y metodologías utilizadas.
• El ambiente cultural.

Herramientas

Algunos ejemplos de herramientas que pueden ser utilizadas en la gestión de proyectos son las siguientes:

• Kintone
• Wrike
• app
• Celosxis
• Teamwork

Ventajas

Entre las principales ventajas que se pueden llegar a obtener de la gestión de proyectos se mencionan las siguientes:

• Hace posible que la respuesta por parte de la empresa sea más rápida y eficiente en cuanto a las demandas que establece el mercado.
• Logra maximizar y mejorar la capacidad de reacción que tienen los empleados pues éstos entienden mejor sus responsabilidades.
• Se aporta una visión en conjunto y se mejora de forma notable la comunicación de la empresa.
• Por medio de la gestión de proyectos se puede fijar los objetivos globales dentro de la organización.
• Permite que los patronos y trabajadores puedan aprender de las lecciones que han sucedido en el pasado por medio del proceso conocido como “Know how”, el cual es ideal para entender la experiencia ganada gracias a la planificación para luego utilizarla en proyectos a futuro.
• Se logra que los trabajadores puedan laborar de forma más organizada, en equipo y con armonía.
• Es posible identificar con más facilidad los problemas que existen en la empresa, manejar los conflictos, hacer negociaciones y hacer que la cooperación sea más dinámica.
• Crea una visión que se enfoca principalmente en el cliente.
• Asegura que se dé la calidad en la empresa permitiendo perfeccionar el producto para el cliente siguiendo principalmente los requisitos que éste tiene.

Gestión de proyectos informáticos

Este tipo de gestión se encarga de analizar y de estudiar todas aquellas actividades que se encuentran relacionadas con la planificación y el control que debe existir durante el desarrollo de un software, así como las metodologías, las tecnologías y las herramientas necesarias para que el proyecto tenga éxito.

Gestión de proyectos en construcción

En el campo de la construcción la gestión de proyectos es de suma importancia pues conlleva una enorme responsabilidad ya que en él se implica todo lo que está relacionado con la planificación y la coordinación de los proyectos con el objetivo de poder garantizar una buena distribución y el control de los presupuestos relacionados con la construcción. Es una forma de poder anticipar y observar posibles problemas que puedan nacer durante el proyecto.

Importancia

La gestión de proyectos es de mucha importancia para las empresas pues resulta ser la clave para el éxito de la misma. Es un proceso que puede garantizar que los servicios o bienes que se entregan al cliente gozan de la máxima calidad proporcionando de esta manera un valor real ante las diferentes oportunidades de negocios. Es el medio por el cual, ante los posibles riesgos y cambios que se den en un proyecto, la empresa tenga la capacidad necesaria para cambiar la estrategia comercial y salir adelante.

Su importancia también radica en que gracias a esta gestión, se aporta un mejor liderazgo y dirección en los proyectos lo que hace que los equipos de trabajo puedan desempeñar sus funciones de manera adecuada. Brinda una mejor visión, da más motivación y elimina poco a poco aquellos obstáculos que puedan causar problemas en la empresa.

Además, garantiza que exista un enfoque empresarial certero y que los objetivos sean claros para todos con el objetivo de orientar los esfuerzos en conseguir el objetivo final por medio de la identificación de los riesgos. Por último, garantiza que las expectativas que se establezcan sean correctas tomando en cuenta lo que en verdad se puede entregar, sobre los presupuestos y los plazos de entrega lo que hace que la empresa sea más eficiente.