Comunicación organizacional

La comunicación organizacional, o el intercambio de información organizacional, continua siendo en nuestros tiempos una herramienta de vital y crítica importancia cuando se trata de crear y mantener una ventaja competitiva dentro de una determinada empresa. Sin una adecuada comunicación organizacional, sería sumamente difícil saber qué representa una organización, por qué existe, quiénes son sus clientes, cómo se completa el trabajo, quién tiene autoridad sobre los demás y así sucesivamente. La comunicación organizacional sirve como el pegamento que mantiene todo unido mientras que al mismo tiempo, actúa como una lupa para poder hacer esto más claro.

Temas relacionados

Comunicación efectiva, comunicación escrita, comunicación verbal, proceso comunicativo

¿Qué es comunicación organizacional?

Es un grupo de acciones, tareas y procedimientos que sirvan para poder transmitir o recibir información por medio de los diferentes medios, métodos o técnicas de comunicación que existen en una empresa tanto de forma interna como externa.

En qué consiste la comunicación organizacional

La comunicación organizacional consiste en todos los procesos de la comunicación que se dan en el interior de la organización y los cuales son desarrollados por ésta para poder lograr los objetivos estratégicos. Ayuda a formar la identidad y la imagen de la empresa así como forma parte de la cultura y el clima de la empresa.

Características

Las principales características de la comunicación organizacional son:

Permite conocer los recursos humanos, el desarrollo en la empresa, y la productividad que generan.

Tipos

Existen cuatro tipos de comunicaciones importantes para las empresas:

• La comunicación externa que es la que incluye las comunicaciones que se dan entre los miembros de la organización y las partes externas de la empresa como por ejemplo los clientes, fabricantes, accionistas, inversores y el público en general.
• La comunicación organizacional interna es la que facilita el flujo de información entre los miembros de la organización. Este flujo puede ser ascendente, horizontal o descendente según la estructura, la cadena de mando y la cultura de la organización.
• Comunicación escrita es la que lleva mensajes concretos y claros y da un respaldo a la empresa pues este tipo de mensajes por lo general queda registrado. Se puede hacer por medio de boletines internos, convocatorias, encuestas o memorándum.
• Comunicación oral tiene la posibilidad de que la información no logre ser bien entendida y se generen una serie de dudas. Puede ser formal al realizarse una reunión, o informal como en el caso de conversación ocasional entre compañeros de trabajo.

Elementos

Los elementos de la comunicación organizacional son los siguientes:

• Mensaje: es la información que es recibida y que tienen un significado.
• Canal: el lugar por donde se envíe el mensaje.
• Código: son los signos que forman el mensaje.
• Emisor: es quien envía el mensaje.
• Receptor: es quien recibe el mensaje.

Función

La principal función de la comunicación organizacional es la de cumplir con los todos y cada uno de los objetivos que posea una empresa, objetivos que pueden ayudar al desarrollo de las empresas y de sus empleados para alcanzar su mejor desempeño en los mercados.

Objetivos de la comunicación organizacional

Los objetivos de este tipo de comunicación son los siguientes:

• Potenciar y mejorar la comunicación dentro de la organización.
• Facilitar y mejorar la transmisión de los mensajes que se dan entre las personas que laboran dentro de una organización.
• Expandir y consolidar de manera positiva la imagen de la organización.
• Informar sobre la organización, filosofía y valores de la organización.
• Comunicar información general que esté actualizada.
• Reconocer los logros del equipo de trabajo.

Medios

Existen muchos medios para lograr una adecuada comunicación organizacional. Estos medios pueden ser reuniones, intranet, emails, eventos sociales, chats internos, redes sociales de la misma corporación, buzones de sugerencias, llamadas por teléfono, comunicados por escrito, video conferencias y revistas.

Procesos

Los procesos de comunicación son uno de los aspectos más importantes para poder establecer estrategias adecuadas de comunicación. Dentro de ellos encontramos la comunicación interna de la empresa que está estrechamente relacionada con los trabajadores de la organización. También intervienen estructuras de comunicación como el emisor-receptor-mensaje, y la retroalimentación.

Flujos

Los flujos de comunicación que podemos encontrar en la comunicación organizacional son:

• Comunicación descendente: se da una transmisión de información de las altas jerarquías hacia los demás trabajadores. Se puede dar por medio de informes, cartas y memorándum.
• Comunicación ascendente: se da información de los niveles de jerarquías bajos o de los subordinados a las jerarquías más altas. Se da cuando se le da importancia a lo que los trabajadores piensan. Puede ser por medio de llamadas, reuniones y entrevistas.
• Comunicación horizontal o cruzada: se da entre personas que tienen niveles de jerarquías parecidos y la información fluye con mayor rapidez al igual que tienen mayor capacidad de solucionar los problemas.

Barreras

Existen algunas barreras que pueden llegar a interferir con la comunicación organizacional, y éstas son:

• Se transmite información confusa o poco precisa.
• Los mensajes se pueden distorsionar por los medios de comunicación.
• Se puede llegar a producir pérdida de información.
• Se puede brindar información innecesaria.
• Si es un mensaje no escrito, su contenido puede ser variado.
• Fallas en herramientas para el envío de mensajes tales como redes internas, sistemas colapsados.
• Barreras de idioma o expresiones culturales.
• Mala selección de los canales de comunicación.
• Falta o ausencia de planeación.
• Supuestos.

Estrategias

Algunas de las estrategias que pueden ser utilizadas para mejorar la comunicación organizacional son:

• Dar a conocer de manera clara la visión para evitar futuros mal entendidos.
• Dar a conocer al personal la misión de la empresa de forma clara para que conozcan cuáles son los objetivos de la misma.
• Generar un clima óptimo dentro de la institución para que la información sea fluida.
• Conocer las posibles barreras de comunicación que puedan existir dentro de la empresa.
• Dar entrenamiento con respecto a la adecuada comunicación.
• Dar incentivos al trabajo grupal.
• Buscar soluciones a las situaciones conflictivas que se presenten.

Redes de comunicación organizacional

La manera en que la información circula dentro de la empresa se puede realizar de diferentes maneras por medio de las cuales debe fluir la información y a esto se le llama redes de comunicación. Existen tres diferentes redes que son:

• Formal: se establecen por la empresa para que la información circule adecuadamente y respetan las jerarquías. Es la encargada de establecer las reglas de comunicación dentro de la empresa y tiene dos funciones principales, la toma de decisiones y motivar al personal que conforma la empresa.
• Informal: son las que surgen de manera espontánea y su finalidad es satisfacer las diferentes necesidades sociales que tienen las personas, lo que ayuda al trabajador a crecer y a desenvolverse de mejor manera dentro de su entorno laboral. El principal medio de comunicación aquí es cara a cara.
• Horizontal: es el tipo de comunicación que se da entre los miembros que pertenecen a un mismo nivel de jerarquía, ya sea entre departamentos o grupos. Es muy útil para poder agilizar la estructura de la organización.

Ventajas

Entre las principales ventajas que podemos encontrar en una comunicación organizacional tenemos:

• Establece excelentes relaciones humanas entre el personal de la empresa.
• Se le logra dar un sentido humano a la administración.
• Adquisición de más aprecio, gratitud y respeto de las personas.
• Brinda un registro, referencia y protección legal con respecto a lo que se va a comunicar.
• Promueve la aplicación uniforme de procedimientos y normas.
• Disminución de los costos de comunicación.

Desventajas

Algunas de las desventajas son:

• Flujo lento de la información
• Filtración de información condicional
• Ruido en la comunicación de la empresa
• Puede haber tendencia a desarrollar circuitos cerrados.

Importancia de la comunicación organizacional

La comunicación organizacional en el caso de las empresas es muy importante porque es la base estructural de cualquier organización y la correcta transmisión de información es un aspecto clave para el correcto desarrollo y funcionamiento de la misma. Es una herramienta fundamental en las correctas relaciones laborales debido a que da lugar a la transmisión de la información para poder identificar los requerimientos y logros de las mismas y de sus colaboradores. Mediante una excelente gestión de la comunicación interna y externa, se pueden alcanzar las metas y conseguir los resultados deseados de la organización.